Departamentos de RH correm para se adequar ao eSocial

O eSocial, sistema de coleta e envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais desenvolvido pelo governo federal como parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), segue sem data definida para o início da adoção obrigatória. Apesar disso, departamentos de recursos humanos das empresas - área mais impactada pelo novo sistema, segundo especialistas - já se movimentam para fazer o dever de casa e se preparar para a temida nova realidade.

O início do uso do sistema depende da publicação de um manual pelo governo, ainda sem data prevista. A partir da divulgação dele, as empresas com mais de R$ 3,6 milhões de faturamento anual terão seis meses para começar a inserir as informações pedidas, e mais seis meses até a obrigatoriedade.

O sistema não faz mudanças na legislação, mas cria um ambiente virtual em que informações que antes ficavam isoladas em sistemas distintos ou dependiam de fiscalização passarão a ficar disponíveis on-line para diferentes órgãos do governo - como o Ministério do Trabalho e Emprego, a Receita Federal, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Ministério da Previdência.

O RH será o mais afetado pela adoção do eSocial na opinião de 45% das empresas ouvidas em um levantamento da consultoria PwC, com 48 companhias. O novo sistema também figura entre as prioridades do RH em 2014 segundo pesquisa da consultoria de recursos humanos Hay Group com 214 empresas.

Os consultores reforçam, contudo, que a adequação ao novo sistema exige a cooperação de diversas áreas, como parte de um esforço multidisciplinar dentro das organizações. "O impacto é na empresa toda. Várias áreas vão precisar interagir para gerar as informações necessárias", explica o sócio de capital humano da PwC, João Lins. As principais dificuldades apontadas pelas companhias que participaram do levantamento da PwC são a necessidade de uma mudança cultural (33%) e a adaptação de processos internos (21%).

"A empresa que não fizer o dever de casa corre o risco de ficar sujeita a multas e ter um custo de conformidade legal muito maior do que o de hoje", diz Lins. Em 42% das consultadas pela PwC, em abril deste ano, já havia sido criada uma estrutura dedicada à implantação do eSocial. Outras 35% haviam começado a se movimentar de forma parcial, no aguardo do cronograma definitivo de implementação. Na maioria, o RH toma papel de liderança e ajuda na integração com as outras áreas.

A química Basf, com cerca de 4.400 funcionários no Brasil, criou um projeto destinado ao eSocial no fim do ano passado. O primeiro passo foi contratar uma consultoria externa para fazer um mapeamento e achar as lacunas nas informações visando o layout disponível. Depois, foi feito um detalhamento das ações que precisarão ser tomadas para adaptar os processos ao novo sistema. A equipe dedicada ao projeto chega a 50 pessoas de diferentes áreas, com predominância do RH e da informática, e sob a liderança do departamento de pessoas.

A gerente de recursos humanos Anita Viviani imagina que o trabalho mais complexo aconteça agora, com a adaptação dos sistemas atuais para as exigências do governo. Depois, o desafio é a manutenção e a atenção redobrada a informações que antes não eram responsabilidade de seu departamento. "Muitas vezes, uma informação depende da outra e todos os responsáveis precisam estar bem treinados e alinhados. Provavelmente também vamos precisar de uma pessoa no RH dedicada a fazer esse monitoramento", explica.

Há cerca de um ano, a Basf criou um centro de serviços com 33 pessoas para internalizar os processos de folha de pagamento e administração de pessoal. A mudança foi parte de uma estratégia global da empresa, mas Anita afirma que vai ajudar na preparação para o eSocial. Os fornecedores externos de sistemas como o de informações legais e de medicina e segurança também estão envolvidos. Atualmente, o projeto está nas etapas finais, e ficará parado até a publicação do manual para retomar os trabalhos e formular um cronograma definitivo.

Na fornecedora de benefícios e gestão de despesas Ticket, os trabalhos também começaram no fim do ano passado e representam um dos principais projetos do RH em 2014, segundo o gerente de benefícios, saúde e motivação da empresa, Carlos Cavequi. A companhia, de mil funcionários, já terminou um diagnóstico de "aderência" ao novo sistema, e atualmente promove reuniões de comitês de trabalho a cada 15 dias. Cada uma delas tem pelo menos oito pessoas de diversas áreas, além da participação de uma consultoria externa e dos fornecedores de programas como folha de pagamento. Sempre presentes estão os profissionais do RH, área que lidera o projeto, e os de TI.

Segundo o executivo, o principal desafio será promover a mudança em alguns processos da organização, pois o eSocial vai impactar a periodicidade de envio de informações. Essa será a próxima fase do projeto, que está começando a ser desenvolvida. O novo sistema afeta o trabalho dos gestores de todas as áreas da empresa, inclusive no cuidado com a transmissão de informações como admissões e férias. Para isso, estão previstas campanhas de comunicação e treinamento nos próximos meses.

O atual layout divulgado pela Receita, que ainda não é definitivo, exige informações permanentes como tabelas com descrições de cargos e salários, registros de eventos como contratações, alterações contratuais ou acidentes de trabalho - que terão que cumprir os prazos legais exigidos - e dados periódicos como folha de pagamento e informações tributárias e previdenciárias. "É preciso tomar cuidado, pois essa questão do departamento de pessoal dentro do RH muitas vezes ficou esquecida por causa dos softwares", explica Karin Friese Soliva Soria, supervisora da área de consultoria previdenciária e trabalhista da De Biasi Auditores Independente s.

A diretora da Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), Andrea Huggard-Caine, destaca a preocupação não apenas sobre o aumento de trabalho dos departamentos de RH, como também dos custos da operação - em especial em micro e pequenas empresas. "O sistema vai mudar a forma como o RH atua. Pode ser que as decisões relativas a funcionários demorem mais tempo, o que não é bom para as companhias", diz.

Para João Lins, da PwC, as ações exigidas do RH por causa do eSocial podem trazer à área uma função com pouco "glamour", mas ainda assim necessária. "O papel desses executivos também é zelar para que a organização cumpra suas obrigações legais em relação aos recursos humanos. Não há como ser um RH que agrega valor e faz estratégia sem cuidar de maneira eficiente de questões de compliance", diz.

Já Maria Paula Curto, diretora de recursos humanos da produtora de açúcar e etanol Biosev, de 17 mil funcionários, considera que as exigências podem ajudar no futuro, quando os sistemas estiverem em funcionamento de forma automatizada e o RH possa focar mais a estratégia e menos as questões processuais.

Na empresa, o projeto começou em janeiro e possui um profissional de RH focado em tempo integral em pontos relacionados a áreas como saúde e segurança. "O contingente maior é de tecnologia da informação, com quem sempre tivemos uma relação estreita", diz. Há cerca de cinco anos, a empresa promoveu um processo amplo de mudanças na base de dados que facilitou a adaptação ao eSocial. "Além de usar menos papel, espero que no futuro o RH consiga ser mais analista", diz.

Letícia Arcoverde - De São Paulo

Exame toxicológico precisa de aval do candidato a vaga.

A prorrogação do prazo para entrar em vigor a Resolução 460/2013 do Conselho Nacional do Trânsito (Contran), que trata da obrigatoriedade do exame de toxicologia de larga janela de detecção para consumo de substâncias psicoativas, só intensifica os cuidados que as empresas devem tomar ao contratarem profissionais para exercer funções que exijam Carteira Nacional de Habilitação (CNH) para as categorias C, D e E.  Com a prorrogação para 1 de setembro deste ano, a empresa tem de pedir autorização para seus funcionários ou candidatos a uma vaga de emprego, uma vez que, o exame clandestino, sem o conhecimento do trabalhador, pode e tem gerado condenação de empresas por danos morais.  De acordo com o especialista em direito do trabalho do Zara Advocacia, Orlando Sérgio Zara, os exames toxicológicos devem ser realizados sempre de forma voluntária e com expressa autorização por escrito do empregado. "Por outro lado, existem segmentos, como a aviação que usualmente faz o procedimento no âmbito internacional, inclusive no Brasil, sem qualquer polêmica. Isso porque a profissão envolve riscos e há muito rigor no cuidado com a saúde dos profissionais", disse o advogado Zara explica ainda que, em caso de processo seletivo, a autorização deve ser requerida logo que o candidato preenche a ficha de entrevista. "Em caso de contratação, a empresa ainda pode solicitar ao candidato que informe se concorda com a realização de exames periódicos desta natureza futuramente. Também pode incluir a cláusula em contrato de trabalho", orienta ele.  Segundo dados da Organização Mundial do Trabalho o Brasil perde US$ 19 bilhões por ano em absenteísmo, acidentes, e enfermidades causadas pelo uso de álcool e outras drogas.  Embora a legislação brasileira estabeleça que, por meio do artigo 482 da Consolidação das Leis do Trabalho, constitui justa causa para rescisão do contrato de trabalho pelo empregador, embriaguez habitual ou em serviço, a Organização Mundial da Saúde trata o alcoolismo e uso de substâncias tóxicas como doenças.  A discussão entre poder demitir sumariamente por justa causa, um funcionário por uso de substâncias que altera comportamentos e atitudes e não poder devido as condutas derivadas do abuso crônico de álcool e drogas podem provocar problemas médicos e psiquiátricos, deixa as empresas em uma situação, ainda mais delicada. De acordo com Zara, cada caso merece uma análise. "Isso porque se existe um comportamento antissocial em decorrência do uso de drogas e álcool - como o desrespeito aos colegas e superiores - a lei permite a aplicação de justa causa. Por outro lado, a tentativa da empresa em manter os talentos e sua função social tem sido estimulo para elas oferecerem programas de recuperação e auxílio na busca de tratamento antes que o funcionário seja afastado e passe a receber pela previdência".  Contudo, Zara explica que tem funções que existem total incompatibilidade com o uso de substâncias toxicológicas. "O trabalho desempenhado por motoristas de ônibus, pilotos de avião e seguranças armados são alguns deles", exemplifica Zara. Para a pilotagem de aviões já existem normas internacionais que regulam o exercício da profissão e não existe nenhum tabu quanto a solicitação de exames para o exercício", conta o advogado.  Para motoristas com habilitação nas categorias C, D e E existe a previsão legal por meio de Resolução 460 do Contran, que obriga os condutores destas categorias a fazerem exame de larga escala.  Embora os testes toxicológicos mais conhecidos sejam os realizados pela retirada de sangue e pelo uso do bafômetro que constata a concentração de decigramas de álcool por litro de sangue, já existe no mercado o exame de larga escala que com uma amostra de cabelo verificar-se meses e até anos de uso de substâncias.  De acordo com a diretora do laboratório Chromatox, Cristina Pisaneschi, as empresas podem adotar o uso de testes toxicológicos dentro de programas de saúde e bem estar dos colaboradores. "Ele deve ser implementado sob o ângulo de promoção da saúde e abordar o tratamento que será feito nos funcionários que apresentarem um resultado positivo, que pode ser desde ambulatorial até internação. Os resultados devem ser tratados com sigilo e profissionalismo para que não haja nenhum constrangimento ou retaliação ao funcionário", disse.  No Congresso tramita um projeto que visa alterar o artigo 147 da Lei 9.503/1997, e incluir o exame toxicológico de larga janela para detecção do uso de drogas e álcool entre os exames para a obtenção ou renovação da CNH.

Fonte: Diário do Comércio, Indústria e Serviços, por Fabiana Barreto Nunes, 29.07.2014

Empresas ganham mais tempo para rever procedimentos e organizar informações para se adequar ao eSocial

Os empresários não podem se iludir e respirar aliviados com a decisão da Receita Federal de adiar, mais uma vez, a entrada em vigor do eSocial, novo módulo do Sped(Sistema Público de Escrituração Digital). “Ainda há muito a ser feito. É preciso arrumar a casa e preparar as informações que serão enviadas”, adverte Kelly Cristina Ricci, sócia da área de Consultoria Tributária da De Biasi Auditores Independentes.

A especialista explica que o eSocial exige dados detalhados sobre tudo o que diz respeito aos departamentos de Recursos Humanos das empresas, como folha de pagamento, férias dos funcionários, contribuições previdenciárias e impostos. Além de ser obrigatório para todas as companhias, das de grande porte aos microempreendedores individuais, o novo módulo realmente é complexo. Só o manual divulgado pela Receita tem mais de 200 páginas, com inúmeras tabelas e uma extensa relação de itens que devem ser informados ao Fisco.

De acordo com o Comitê Gestor do eSocial, o prazo para implantação do sistema será contado apenas após a publicação da versão definitiva do manual de orientação. Seis meses depois da divulgação, as empresas deverão inserir os eventos iniciais em um ambiente de testes. Após mais seis meses, começará a obrigatoriedade para o primeiro grupo de empregadores, formado por empresas com faturamento anual superior a R$ 3,6 milhões em 2014. O cronograma para as pequenas e microempresas está em elaboração.

A demora do Governo em liberar o layout do eSocial preocupa, uma vez que empresas, escritórios contábeis e auditorias precisam adequar seus sistemas de geração de informação ao formato que venha a ser exigido, a fim de evitar possíveis autuações por inconsistências. Mas, para Kelly, o ponto de atenção mais imediato continua sendo a criação de um ambiente interno que facilite a integração a esse sistema digital. “Os empresários devem ficar atentos à necessidade de antecipar mudanças na cultura organizacional e promover a revisão de procedimentos internos que, lá na frente, poderão facilitar e agilizar o preenchimento dos formulários do eSocial”, explica.

Para reduzir o risco de autuações por inconsistências na implantação, a política de cargos e salários das empresas é um dos procedimentos que merecem ser cuidadosamente revisados. E, como este módulo do Sped é uma ação conjunta do Ministério do Trabalho e Emprego, da Receita Federal, do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e do Ministério da Previdência, os dados referentes ao quadro de funcionários podem, inclusive, serem usados pela Justiça do Trabalho.

Para a sócia da De Biasi, esse risco é que torna tão relevante que as empresas acionem suas consultorias para antecipar mudanças na cultura organizacional e revisar procedimentos. “É importante ter em mente que o novo módulo do Sped solicita obrigações que já existem, mas que nem sempre foram cumpridas pelas empresas, pois não havia uma fiscalização efetiva. Se, hoje, muitas empresas que não dão a devida atenção ao tema já sofrem com a defesa de ações trabalhistas, com o eSocial quem não cumprir as exigências terá grandes prejuízos”, afirma a especialista.

Kelly destaca, que, atualmente, os procedimentos adotados pelas empresas em relação a cargos e salários não são objeto de análise nas fiscalizações. Mas isso pode sofrer uma reviravolta com a entrada em vigor do sistema, que exige o envio de informações relacionadas à política de cargos e salários, tais como tabela de cargos e de funções e cadastramento inicial do vínculo e admissão (a empresa deverá informar os dados cadastrais e contratuais dos empregados, como o código do cargo e da função, a descrição das atividades desempenhadas, a jornada contratual semanal e o salário).

“Com base nessas informações, o Ministério do Trabalho terá em mãos dados suficientes para averiguar se a empresa observa a equiparação salarial entre empregados que realizam ‘trabalho de igual valor’, sempre que não houver diferença de tempo de serviço superior a dois anos e a empresa não tiver quadro de carreira homologado – que só é válido desta forma, de acordo com jurisprudência e súmula no Tribunal Superior do Trabalho”, conclui Kelly Cristina Ricci.

Fonte: jornal dia dia

NR 16 – Aprovado o Anexo 4 – Atividades e operações perigosas com energia elétrica

Foi publicada no Diário Oficial da União de hoje, dia 17.07.2014, a Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego nº 1.078, de 16 de julho de 2014, a qual aprova o Anexo 4 - Atividades e operações perigosas com energia elétrica - da Norma Regulamentadora nº 16 - Atividades e operações perigosas.

Referido Anexo determina, dentre outros, que têm direito ao adicional de periculosidade os trabalhadores:

a) que executam atividades ou operações em instalações ou equipamentos elétricos energizados em alta tensão;

b) que realizam atividades ou operações com trabalho em proximidade, conforme estabelece a NR-10;

c) que realizam atividades ou operações em instalações ou equipamentos elétricos energizados em baixa tensão no sistema elétrico de consumo - SEC, no caso de descumprimento do item 10.2.8 e seus subitens da NR10 - Segurança em Instalações e Serviços em Eletricidade;

d) das empresas que operam em instalações ou equipamentos integrantes do sistema elétrico de potência - SEP, bem como suas contratadas, em conformidade com as atividades e respectivas áreas de risco descritas no quadro I deste anexo.

Clique no link Legislação e confira a íntegra da Portaria MTE nº 1.078/2014.

eSocial: Pesquisa aponta vácuo de conhecimento profissional sobre eSocial

Com a participação de 838 contadores, levantamento também indica baixo investimento em TI.

Embora cerca de 80% dos profissionais contábeis já tenham se deparado de alguma forma com o eSocial - e no mínimo há mais de seis meses -, o nível de compreensão dos impactos desse novo sistema nos procedimentos, em especial na comunicação entre empresa e departamentos, ainda é baixo.

Segundo dados da pesquisa “eSocial nas organizações contábeis”, coordenada pelo professor Roberto Dias Duarte, sócio da NTW Franchising e presidente do conselho de administração da empresa, um profissional em cada quatro jamais participou de algum evento para capacitação sobre o tema, enquanto outros 27% estiveram em apenas um desses encontros.

A pesquisa teve o objetivo de procurar compreender a percepção reinante na área sobre os desafios e oportunidades decorrentes do eSocial – que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados –, bem como avaliar a condução do projeto por parte das autoridades.

Realizado em todo o Brasil, entre os dias 27 de abril e 30 de maio, o levantamento englobou 25 questões de múltipla escolha por meio de formulário eletrônico e contou com a participação de 838 profissionais da contabilidade.

 

Deste total, 18,7% atuam em Minas Gerais; 12,6% no Rio Grande do Sul; 11,5% em São Paulo; 9,4% no Rio de Janeiro; 9% em Santa Catarina; e 8,2% no Paraná. Os demais estados contribuíram com 30,6% do total das respostas.

Um dos gargalos do setor, o baixo investimento em tecnologia e segurança da informação também se mostrou preocupante: 36,8% dos entrevistados nada pretendem investir em TI, enquanto 27,8% informaram que vão dispender somente R$ 2 mil. Paralelamente, os investimentos voltados à capacitação de mão de obra ainda são muito pequenos – de até R$ 2 mil, de acordo com 40,8% dos participantes, e inexistentes para 30,1%.

“Na prática, as empresas e os escritórios contábeis armazenam e tramitam diversas informações confidenciais relativas às áreas tributária e trabalhista. Entretanto, raras são as organizações que mantêm políticas e metodologias formais para a segurança da informação”, explica Duarte.

Segundo o coordenador da pesquisa, este cenário desenhado pela opinião dos profissionais conduz o mercado de serviços contábeis a reconhecer que é necessário ocorrer melhorias, entretanto sem existir a intenção de investimentos.

“Basicamente, há três hipóteses que precisam ser comprovadas. A primeira é o esgotamento da capacidade de investimento do mercado; a segunda, a carência de cultura de gestão e planejamento empresarial; e a terceira, a ação conjunta das duas anteriores, sendo possivelmente a primeira uma decorrência da segunda”, argumenta Duarte.

O coordenador do levantamento comenta ainda que, quanto às percepções mais gerais do eSocial, a maioria esmagadora dos profissionais contábeis (94,1%) acredita ser o governo o ente mais beneficiado com a implantação do projeto. “Ao todo, 62,7% acreditam que haverá aumento da arrecadação após a implantação do sistema; 40% creem que os empregados serão os beneficiados; e somente 10% acreditam que os contadores terão algum tipo de benefício”, completa Duarte.

A pesquisa completa pode ser baixada em: http://www.robertodiasduarte.com.br/pesquisa-esocial-contadores.pdf

Jornalista responsável: Wagner Fonseca

Fonte: REPERKUT Comunicação

eSocial: Grupo de trabalho realiza primeira reunião

Com a finalidade de sistematizar a estrutura do eSocial, o Grupo de Trabalho  GT - Confederativo realizou sua primeira reunião no último dia 2. O GT foi criado juntamente com o novo cronograma de implantação do eSocial e tem caráter permanente.

O objetivo é construir juntamente com governo e sociedade, toda estrutura do eSocial, como leiaute dos arquivos, obrigatoriedade das informações, viabilidade operacional nas empresas e estipulação de prazos e cronograma de implantação.  Durante o encontro foram apresentadas inúmeras sugestões de modificação que serão analisadas pelo governo.

O Grupo é formado por: Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministérios da Previdência e do Trabalho e Emprego, Fenacon, CFC, Sescon/SP Firjan, CNI, CONSIF, CNC, FIESC, CNA, FIESP e CNCOOP.

Por Fenacon

eSocial que bate em Chico também bate em Francisco

Mesmo com o módulo simplificado, não podemos nos esquecer de que “pau que bate em Chico também bate em Francisco”. A legislação trabalhista vale para as grandes e pequenas empresas, como ressaltou o Ministério do Trabalho.

Durante a 14ª Reunião do Conselho de Relações do Trabalho, realizada no dia 27 de agosto de 2013, o representante do Ministério do Trabalho explicou o eSocial para 24 entidades que representavam interesses de empregadores e empregados: CUT, UGT, CGTB, CNA, CNI, CNS, CNT e CNCOOP, entre outras. Nessa exposição, o eSocial foi definido como projeto estratégico do escritório de projetos da Câmara de Desenvolvimento de Gestão e Produtividade do Ministério do Planejamento.
Supreendentemente, partiu da União Geral dos Trabalhadores (UGT), uma entidade sindical que representa os interesses dos empregados, o questionamento sobre o enquadramento do segmento das micro e pequenas empresas.

Uma segunda ressalva relevante foi feita pela Confederação Nacional dos Serviços (CNS), entendendo que o certo seria tornar o sistema menos informativo e, consequentemente, bem mais simples. Como resposta, o Ministério do Trabalho afirmou que “os direitos dos trabalhadores são os mesmos, seja a empresa grande ou pequena”.

Recentemente, a Receita Federal anunciou, após pressão de inúmeras entidades, a criação de um módulo simplificado do eSocial especialmente desenvolvido para as micro e pequenas empresas (MPEs). Seria essa a real solução?

Entre tantas polêmicas, há consenso em pelo menos dois pontos. O primeiro é o grande impacto cultural nos empregadores. Afinal, no Brasil, mesmo a administração pública deixa de observar as minúcias da nossa legislação. Não é sem razão que os três empregadores com mais processos trabalhistas no país são Caixa Econômica Federal, Petrobras e Correios.

O outro ponto é a mudança nos processos. Pequenas empresas, além da conformidade legal, precisarão de mais eficiência na troca de informações com as organizações contábeis que processam sua folha de pagamentos. A mudança ocorrerá nos procedimentos e informatização dessa comunicação.

Então, como esse módulo simplificado do eSocial poderá ajudar as MPEs? Elas próprias processarão suas informações trabalhistas? Digitarão as faltas, horas extras, férias, contratos de trabalho, exames médicos? Se for assim, cada pequena empresa deverá ter um especialista na legislação, sob pena de cair em uma das infinitas armadilhas regulatórias que nos cercam.

A menos que o bendito módulo tenha uma inteligência superlativa capaz de consistir as milhões de regras embutidas nas leis, normas, convenções e acordos coletivos. Somente assim, o sistema impediria um empregador de digitar informações contrárias às leis. A outra saída seria ter o processamento trabalhista realizado nos escritórios contábeis e alguém digitar tudo no eSocial. Mas quem teria esse (re) trabalho? Mais ainda: quem pagaria por ele? O certo é que as 60 empresas-piloto que representam o Brasil não terão esse problema.

Afinal, elas implantarão poderosas soluções de mercado, cheias de validações inteligentes configuradas por dezenas de consultores especializados – e ainda assim serão monitoradas digitalmente pelo inflexível paternalismo Varguista. Mesmo com esse módulo implantado, não podemos nos esquecer de que “pau que bate em Chico também bate em Francisco”. A legislação trabalhista vale para as grandes e pequenas empresas, como ressaltou o Ministério do Trabalho. A diferença é que Francisco usará um software corporativo, sofisticado e caro; enquanto Chico, o simples e gratuito do governo.

Os que comemoram tanto uma digitação simplificada deveriam reivindicar o mesmo para a legislação. E se o eSocial é tão estratégico assim para o governo federal melhorar a competitividade do Brasil, por que não convocar mais representantes da sociedade para contribuir com ele? De fato, digitar é o menor dos problemas.